Как работать с ЭПД (электронными перевозочными документами)

Виды

• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — согласование условий перевозки между отправителем и перевозчиком: заказ — когда договора нет, заявка — когда он есть. Документ «ЭПД Исходящие электронные заявки/заказы».
• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает заключение договора перевозки и передачу груза; основание для признания транспортных расходов и вычетов. «ЭПД: Исходящая» и «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная» — при каждой коммерческой перевозке сторонним перевозчиком.
• Электронный путевой лист (ЭПЛ) — учёт работы водителя и ТС, контроль маршрутов и пробега: данные о ТС, водителе, маршруте, медосмотрах и техсостоянии. Документ «ЭПД Электронные путевые листы» оформляется перед каждым рейсом или сменой.

Для ЭПД есть печатные формы, а для ЭПЛ — печать QR-кода для сотрудников ДПС и проверяющих: он позволяет проверить регистрацию рейса в ГИС ЭПД даже без интернета.

Главное отличие от бумаги: каждая операция регистрируется в единой государственной системе (ГИС ЭПД), что исключает двойной документооборот и обеспечивает сквозную прослеживаемость груза. Обмен идёт через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД (ИС ЭПД) — они технически передают сведения сторонам и в ГИС ЭПД. Документооборот завершён только после подписания всех обязательных титулов всеми участниками. Бумажные документы допускаются лишь в исключительных случаях (услуги физлицам, личные нужды, форс-мажор). В реестре Минтранса — список аккредитованных операторов, с одним из которых участник обязан заключить договор. Оператор ЭДО не обязательно является оператором ИС ЭПД.

Схемы для поставщика

• Доставка транспортной компанией: поставщик формирует «ЭПД: Исходящая электронная заявка/заказ» и отправляет перевозчику; когда перевозчик принял заявку — формирует «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная» со списком товаров и отправляет перевозчику и покупателю; перевозчик принимает накладную, она же загружается у покупателя в «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная»; перевозчик доставляет груз на склад покупателя; покупатель сверяет товары и принимает накладную, перевозчик фиксирует передачу.
• Развоз алкоголя собственным транспортом: поставщик оформляет «ЭПД: Электронный путевой лист» (маршрут, отметки врача и техников о готовности водителя и машины), других документов о перевозке не нужно. Подписывать ЭПЛ могут как штатные врач и техники, так и сторонние специалисты.

Для покупателей поддержана схема, когда поставщик доставляет транспортной компанией: доставка собственным транспортом поставщика не требует от покупателя отражения документов в ГИС ЭПД.

Связи и контроль

Реализовано связывание ЭТрН с документами учёта, ЭДО и ЕГАИС. Заявка создаётся на основании документов отгрузки, документы поступления — из входящей заявки с фиксацией фактического поступления. Работа с ЭПД идёт через сервер ЭДО ТП7 с тем же интерфейсом; настройка оператора ЭПД аналогична ЭДО. Регистр автоматически фиксирует соответствие между ЭТрН и документами приёмки (приходные накладные, ЭДО-сверки, ТТН поступления) по номеру, фирме и контрагенту — независимо от того, какой документ загружен первым. В ключевые документы добавлены блоки связанных документов, статусов, подсказок и индикаторов расхождений по количествам. Факт заполняется из подтверждённых связанных документов с приоритетом ЭДО-сверка, затем ТТН, затем ЭТрН; можно перезаполнить вручную или кнопкой «Показать расхождения» получить сводную таблицу. При подписании расхождения с уже подписанными документами блокируют подписание, а с неподписанными — выводят предупреждение с подтверждением.

Переход на электронные документы требует подписей и МЧД для сотрудников, договора с оператором ИС ЭПД, регистрации в его кабинете сотрудников, задействованных в перевозках, настройки справочников и обучения персонала. Автоматическое обновление статусов ЭДО и ЭПД требует расширенной подписки, флага «Автоматически обновлять статусы документов ЭПД» на закладке «Параметры» справочника «Настройки работы с операторами ЭДО/ЭПД» и настройки задания «Обновление статусов документов ЭПД».