Заполните справочники заранее и согласуйте формулировки с покупателями и поставщиками, чтобы исключить «свободный текст» и разночтения; ознакомьте персонал с названиями элементов.
Используется в реквизите «Состояние тары (факт)» группы «Ограничения по транспорту/грузу» в «ЭПД: Входящая» и «Исходящая электронная транспортная накладная». Фиксирует фактическое состояние тары на этапах приёмки, передачи и выгрузки, чтобы однозначно определять ответственность за повреждения. Рекомендуемые значения: «Исправная тара» (без повреждений, деформаций, разрывов, следов намокания, все элементы на месте), «Незначительные повреждения» (мелкие дефекты, не влияющие на защитные свойства; подтверждается фото и отметкой в ЭПД), «Значительные повреждения»/«Непригодная» (деформации, разрывы, нарушение герметичности; фиксируется комиссией, подтверждается актом и фото), «Тара отсутствует / груз без тары» (по согласованным условиям). Избегайте расплывчатого «удовлетворительное» и «нормальное». Практическая польза: запись о состоянии на момент передачи защищает обе стороны в споре, помогает контролю сохранности, учёту возвратной тары и проверкам (данные попадают в ГИС ЭПД).
Для поля «Вид тары» на закладке «Товары» заявки/заказа и накладных. За основу берут Общероссийский классификатор видов грузов, упаковки и упаковочных материалов (ОКВГУМ, ОК 031-2002): виды грузов (в том числе навал, насыпь, налив), типы упаковки (бочки, мешки, контейнеры, обрешётки) и упаковочные материалы. Форма груза и тип упаковки влияют на логистику (например, «паллета с коробками» подсказывает погрузку вилочным погрузчиком).
Используется в титуле 2 («предрейсовый медосмотр») и в послерейсовом осмотре ЭПЛ, чтобы подтвердить, что осмотр проводит специалист, имеющий право. Указываются «Серия» (начальная часть номера — упрощает поиск лицензий одной клиники или вида деятельности) и «Номер» из реестра лицензий Росздравнадзора (с 2022 года номера формируются по правилам ЕРУЛ: префикс «Л041», код лицензирующего органа, код региона, порядковый номер), «Дата выдачи» и «Срок окончания». Проверяйте статус лицензий хотя бы раз в квартал: приостановленная или аннулированная лицензия делает последующие осмотры нелегитимными, а ЭПЛ могут признать недействительными.
Добавьте заранее всех штатных медиков, которым разрешено проводить осмотры и подписывать титулы; при оформлении ЭПЛ пользователь выбирает нужного. Если осмотр проводит сторонняя организация, внесите её в «Контрагенты» с ИНН и КПП и выберите на вкладке «Сторонняя мед. организация» закладки «Медицинский осмотр». Дату и вид осмотра вносит представитель организации в кабинете ИС ЭПД. Когда медработник подписывает титул КЭП, система связывает подпись с записью справочника. Для штатного указываются «Физические лица» и номер лицензии из «ЭПД: Медицинские лицензии».
Позволяют сразу заложить в «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная» ограничения и правила: габариты и вес ТС, крепление, запреты на совместную перевозку, разрешения для опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов. Вместо свободного описания выбирают нормы из справочника — в документе они фиксируются в структурированных полях. Примеры: «Перевозка охлаждённых пищевых продуктов (от +2 до +6 °C)» — изотермический фургон или рефрижератор, санитарный паспорт ТС, регулярная дезинфекция, допустимое отклонение ±2 °C; нормы для ADR (маркировка, тип кузова, ДОПОГ у водителя, запрет курения, особые маршруты); для тяжёлых и негабаритных — осевая нагрузка, габариты, сопровождение, схемы крепления.
Используется в «ЭПД: Входящая электронная заявка/заказ» в реквизите «Порядок расчета оплаты» на закладке «Оплата» при режиме «Порядок расчета оплаты». Вместо ввода формулы вручную выбирают заготовленный шаблон: за километр, за тонно-километр, за время простоя, с коэффициентами за тип груза и сложность маршрута.
Для поля «Сведения об опасном грузе» на закладке «Товары» заявок и накладных (входящих и исходящих): из справочника выбирают значения вместо описания каждый раз с нуля.
Для поля «Состояния груза» (в «ЭПД: Входящая электронная транспортная накладная» — «Состояния груза (факт)»). Типовые формулировки: «Груз в исправной упаковке, без видимых повреждений», «Обнаружены повреждения упаковки (указать какие)», «Несоответствие фактического количества заявленному», «Нарушение температурного режима», «Груз принят с замечаниями».
Для документа «ЭПД: Исходящая электронная транспортная накладная»: готовые формулировки («В исправном состоянии», «Требует мелкого ремонта», «Не допущен к рейсу») и детализация дефектов.
В исходящей накладной фиксирует состояние тары в начале перевозки; во входящей состояние упаковки в конце записывается текстовым полем, этот справочник там не используется. Типовые варианты: «Упаковка целая, без видимых повреждений», «Повреждение угла/боковины/крышки коробки», «Нарушение герметичности/вскрытие упаковки», «Следы намокания/загрязнения», «Деформация паллеты/упаковки», «Требуется переупаковка», «Порожняя тара» (возвратная тара).
Для поля «Способ упаковки» на закладке «Товары» исходящей накладной. Примеры: «Индивидуальная упаковка» (пакет, блистер, плёнка, малая коробка), «Транспортная тара» (картонная коробка, деревянный ящик, бочка, канистра, фляга), «Крупногабаритная/сыпучая тара» (биг-бэг, мешок, навал), «На паллете» (стрейч, ремни, уголки, обрешётка), «Спецупаковка» (термоконтейнер, изотермическая тара, обрешётка, амортизирующие материалы). В описании можно хранить атрибуты: штабелирование, влажность и температура, фиксация в кузове, ограничения по высоте штабеля.
Для реквизита «Тип кузова» в группе «Требования к транспорту» заявок/заказов. Типовой список: «Тентованный», «Рефрижератор» (с контролем температуры), «Изотермический фургон» (сохраняет температуру без активного охлаждения), «Бортовой», «Самосвал», «Цистерна», «Контейнеровоз», «Автовоз». В описании можно хранить способы погрузки (верх/бок/зад), требования к креплению, температурный диапазон, класс опасности, габариты.
Для реквизита «Тип погрузки». Рекомендуется: «Верхняя погрузка» (кран/автокран или открывающаяся крыша), «Боковая погрузка» (сдвигающийся тент или открытый борт; удобно для паллет), «Задняя погрузка» (стандарт для еврофур, часто с рампой и электропогрузчиком), «Навал/налив» (сыпучие и жидкие грузы через специальные устройства), «Самозаезд/самовыгрузка» (спецтехника, автовозы).
Для реквизита «Требования о необходимости предоставления транспортного средства для перевозки пищевых продуктов». Можно опираться на ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции». Фиксируйте требования под конкретный груз: молочка, замороженное мясо и др. требуют разного режима, важно товарное соседство (сырое и готовое). Примеры: «рефрижератор с режимом +2…+6°C», «изотермический фургон», «цистерна для жидких продуктов», «транспорт с разделением зон для разных категорий грузов».
Для «ЭПД: Исходящая электронная заявка/заказ»: структурированно передают требования. Примеры: «Требуется задняя погрузка рампой», «Боковая погрузка: только вилочный погрузчик», «Хрупкий груз: без штабелирования, крепление ремнями 4 шт.», «Температурный режим +2…+6°C, контроль логгером», «Товар под маркировкой «Честный знак»: не вскрывать транспортную упаковку до приёмки», «Запрет совместной перевозки с бытовой химией/нефтепродуктами», «Выгрузка строго по ТТН/УПД: пересчёт по местам, фотофиксация». В описании можно хранить: кто обязан выполнить (водитель, экспедитор, склад), нужно ли фото или акт, штрафы, сроки.
